ماهو نظام إدارة بيانات الموظفين:
برنامج إدارة قاعدة بيانات الموظفين هو نظام خدمة ذاتية يسمح للموظفين بإدخال بياناتهم وتحديثها والوصول إليها. فهو لا يقلل من احتمالية حدوث خطأ بشري فحسب ، بل يوفر أيضًا الكثير من الوقت. إنه يشتمل على جميع المعلومات الضرورية حول الموظف في ملفاته الشخصية. يمكن تخزين المعلومات الشخصية ، والحضور ، وسجل الأداء ، والنفقات ، والجداول الزمنية ، ورسائل الإعفاء ، والعطلات ، وإثباتات الهوية ، وغيرها من البيانات في أنظمة إدارة قواعد البيانات.
أهمية نظام إدارة بيانات الموظفين:
بفضل التقدم التكنولوجي مع ظهور نظام إدارة الموظفين القائم على السحابة ، يمكن للشركات الآن تخزين جميع بيانات الموظفين المثالية في مركز واحد وموحد مع وصول سريع إلى نفس البيانات عند الحاجة. كانت أسباب الاحتفاظ ببيانات الموظفين الدقيقة عنصرًا أساسيًا للشركات منذ عقود. علاوة على ذلك ، في العديد من الحالات ، تعتبر الإدارة الدقيقة لمعلومات الموظف إلزامًا قانونيًا وعدم الالتزام بها قد يؤدي إلى عقوبات أو غرامات. نعم ، هذا هو السبب في أنه من الضروري أن تقوم شركة ما بتأمين جميع بيانات الموظف الحساسة.
ماذا يحتوي نظام إدارة بيانات الموظفين:
تحتوي قاعدة بيانات الموظفين على معلومات مهمة ، مثل المعلومات الشخصية لكل موظف ، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بالشركة مثل جدول الرواتب وتاريخ التوظيف والمزيد. يحتوي على مجموعة متنوعة من مجالات شؤون الموظفين مثل الاسم والعمر والمسمى الوظيفي والراتب ومدة الخدمة وما إلى ذلك بالنسبة للموارد البشرية للإشارة منها. يجب أن يكون برنامج قاعدة بيانات الموظفين الجيد قائمًا على الخدمة الذاتية حيث يمكن للموظفين أنفسهم إضافة معلوماتهم وتعديلها.
كيف تقوم بإنشاء نظام إدارة البيانات:
1 - -ضع في اعتبارك ما تريد تحقيقه باستخدام قاعدة بيانات الموظفين سيساعدك التفكير في ما تريد القيام به ببيانات نظامك في إرشادك في اختيار الحل الصحيح. تتضمن بعض الأنشطة التي قد ترغب في إنجازها باستخدام قاعدة بيانات الموظفين ما يلي:
تحسين دقة التقارير.
- أتمتة عمليات الموارد البشرية اليدوية.
- دمج كشوف المرتبات مع عمليات التوظيف والمزايا والمجالات الأخرى.
- تتبع مقاييس الموارد البشرية مثل نفقات العمل الإضافي ووقت التوظيف وتنوع مكان العمل.
- منح المديرين والموظفين وصولاً أسهل إلى البيانات التي تدعم تحديد احتياجات البيانات الخاصة بك
2-بمجرد تحديد الأهداف الكلية لقاعدة بيانات الموظفين وما تأمل في تحقيقه ، حان الوقت لتحديد العناصر التي تريد تضمينها في قاعدة البيانات. مكان جيد للبدء هو رحلة دورة حياة الموظف. ستحتاج إلى تضمين الأنشطة التي تحدث في كل مرحلة من المراحل التالية من دورة حياة الموظف:
- التوظيف والإعداد
- ادارة الأداء
- التدريب والتطوير
- الاحتفاظ والمشاركة من الصعود
3 - إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين.
على الرغم من أن الموارد البشرية غالبًا ما تكون بطل إدارة بيانات الموظفين ، إلا أنه من الحكمة أيضًا إشراك أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى الموافقة على أي استثمارات تقنية جديدة ، مثل قيادة الشركة وتكنولوجيا المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك أيضًا إشراك المستخدمين المتكررين للبيانات ، مثل مدير كشوف المرتبات أو غيرهم في الوظيفة المالية.
4- لتحقيق أهدافك ، ابحث عن حل موحد لبيانات الموظفين بالخصائص التالية:
- قائم على السحابة ، لتوفر لموظفيك إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، أينما كانوا.
- دعم مخصص لبدء العمل وتقديم الدعم اليومي بعد التنفيذ.
- وحدات لدعم دورة حياة الموظف بأكملها.
- تقارير ولوحات معلومات قابلة للملاحة لدعم التحليل واتخاذ القرارات المتعلقة بالقوى العاملة بشكل أفضل.
5-اجمع السياسات والمعلومات ذات الصلة
بغض النظر عن تنسيقها ، ستحتاج إلى تجميع سياساتك وبيانات الموظفين الحالية معًا وجعلها جاهزة للتضمين في قاعدة البيانات الخاصة بك. على سبيل المثال ، يجب أن تكون لديك قواعد الدفع وسياسات استحقاق الإجازة في متناول اليد ، حتى يمكن دمجها في نظامك الجديد. ستحتاج أيضًا إلى التقاط البيانات من أي أنظمة موارد بشرية أو كشوف مرتبات قديمة سيحل محلها النظام الأساسي المتكامل الجديد...
الكود البرمجي لنظام إداة بيانات الموظفين بلغة سي بلس:
#include<iostream.h>
#include<conio.h>
#include<fstream.h>
#include<stdlib.h>
#include<iomanip.h>
#include<string.h>
#include<stdio.h>
const char* fileName="Employee.txt";
class Employee
{
private:
int EmpID;
char EmpName[50],Post[50],Department[10];
float Salary;
public:
void ReadData();
int GetID();
void DisplayRecord();
char* GetDepartment();
};
void Employee::ReadData()
{
cout<<endl<<"Employee ID:";
cin>>EmpID;
cout<<"Employee Name:";
cin>>EmpName;
cout<<"Employee's Post:";
cin>>Post;
cout<<"Employee's Department:";
cin>>Department;
cout<<"Salary:";
cin>>Salary;
}
void Employee::DisplayRecord()
{
cout<<endl<<"_______________________________";
cout<<endl<<setw(5)<<EmpID<<setw(15)<<EmpName<<setw(15)<<Post<<setw(15)<<Department<<setw(8)<<Salary;
}
int Employee::GetID()
{
return EmpID;
}
char* Employee::GetDepartment()
{
return Department;
}
void main()
{
Employee emp,e;
char option,ch,Dept[50];
int ID,isFound;
clrscr();
fstream file;
file.open(fileName,ios::ate|ios::in|ios::out|ios::binary);
do
{
cout<<"*******Menu********";
cout<<endl<<"Enter your option";
cout<<endl<<"1 => Add a new record";
cout<<endl<<"2 => Search record from employee id";
cout<<endl<<"3 => List Employee of particular department";
cout<<endl<<"4 => Display all employee";
cout<<endl<<"5 => Update record of an employee";
cout<<endl<<"6 => Delete record of particular employee";
cout<<endl<<"7 => Exit from the program"<<endl;
cout<<"********************"<<endl;
cin>>option;
switch(option)
{
case '1':
emp.ReadData();
file.seekg(0,ios::beg);
isFound=0;
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
if(e.GetID()==emp.GetID())
{
cout<<"This ID already exist...Try for another ID";
isFound=1;
break;
}
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
if(isFound==1)
break;
file.clear();
file.seekp(0,ios::end);
file.write((char*)&emp, sizeof(emp));
cout<<endl<<"New record has been added successfully...";
break;
case '2':
isFound=0;
cout<<endl<<"Enter ID of an employee to be searched:";
cin>>ID;
file.seekg(0,ios::beg);
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
if(e.GetID()==ID)
{
cout<<endl<<"The record found...."<<endl;
cout<<endl<<setw(5)<<"ID"<<setw(15)<<"Name"<<setw(15)<<"Post"<<setw(15)<<"Department"<<setw(8)<<"Salary";
e.DisplayRecord();
isFound=1;
break;
}
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
file.clear();
if(isFound==0)
cout<<endl<<"Data not found for employee ID#"<<ID;
break;
case '3':
isFound=0;
cout<<"Enter department name to list employee within it:";
cin>>Dept;
file.seekg(0,ios::beg);
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
if(strcmp(e.GetDepartment(),Dept)==0)
{
cout<<endl<<"The record found for this department"<<endl;
cout<<endl<<setw(5)<<"ID"<<setw(15)<<"Name"<<setw(15)<<"Post"<<setw(15)<<"Department"<<setw(8)<<"Salary";
e.DisplayRecord();
isFound=1;
break;
}
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
file.clear();
if(isFound==0)
cout<<endl<<"Data not found for department"<<Dept;
break;
case '4':
cout<<endl<<"Record for employee";
file.clear();
file.seekg(0,ios::beg);
int counter=0;
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
counter++;
if(counter==1)
{
cout<<endl<<setw(5)<<"ID"<<setw(15)<<"Name"<<setw(15)<<"Post"<<setw(15)<<"Department"<<setw(8)<<"Salary";
}
e.DisplayRecord();
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
cout<<endl<<counter<<"records found......";
file.clear();
break;
case '5':
int recordNo=0;
cout<<endl<<"File is being modified....";
cout<<endl<<"Enter employee ID to be updated:";
cin>>ID;
isFound=0;
file.seekg(0,ios::beg);
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
recordNo++;
if(e.GetID()==ID)
{
cout<<"The old record of employee having ID"<<ID<< "is:";
e.DisplayRecord();
isFound=1;
break;
}
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
if(isFound==0)
{
cout<<endl<<"Data not found for employee ID#"<<ID;
break;
}
file.clear();
int location=(recordNo-1)*sizeof(e);
file.seekp(location,ios::beg);
cout<<endl<<"Enter new record for employee having ID"<<ID;
e.ReadData();
file.write((char*)&e, sizeof(e));
break;
case '6':
recordNo=0;
cout<<endl<<"Enter employment ID to be deleted:";
cin>>ID;
isFound=0;
file.seekg(0,ios::beg);
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
recordNo++;
if(e.GetID()==ID)
{
cout<<" The old record of employee having ID "<<ID<< " is: ";
e.DisplayRecord();
isFound=1;
break;
}
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
char tempFile[]="temp.txt";
fstream temp(tempFile,ios::out|ios::binary);
if(isFound==0)
{
cout<<endl<<"Data not found for employee ID#"<<ID;
break;
}
else
{
file.clear();
file.seekg(0,ios::beg);
file.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!file.eof())
{
if(e.GetID()!=ID)
temp.write((char*)&e,sizeof(e));
file.read((char*)&e,sizeof(e));
}
file.close();
temp.close();
temp.open(tempFile,ios::in|ios::binary);
file.open(fileName,ios::out|ios::binary);
temp.read((char*)&e,sizeof(e));
while(!temp.eof())
{
file.write((char*)&e,sizeof(e));
temp.read((char*)&e,sizeof(e));
}
}
temp.close();
file.close();
remove(tempFile);
file.open(fileName,ios::ate|ios::in|ios::out|ios::binary);
break;
case '7':
exit(0);
break;
default:
cout<<"Invalid Options";
}
cout<<"\nDo you want to continue.....?y/n";
cin>>ch;
}while(ch!='n');
}